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Charges à payer par le locataire (charges locatives ou charges récupérables)

Que sont les charges locatives (ou  charges récupérables ) ? Ce sont des dépenses dues par le locataire, mais initialement payées par le propriétaire (ou l'agence immobilière). Le propriétaire (ou l'agence immobilière) se fait rembourser ces dépenses par le locataire. Le mode de paiement de ces charges est différent en cas de logement vide loué avec un bail d'habitation ou en cas de logement meublé loué avec un bail d'habitation ou avec un bail mobilité. Nous vous expliquons.

Logement vide

Quelle est la liste exhaustive des charges locatives (ou charges récupérables) ?

Ascenseurs et monte-charge

Les dépenses liées au fonctionnement de l'ascenseur, et récupérables auprès du locataire, sont les dépenses suivantes :

  • Électricité

  • Exploitation de l'appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents)

  • Fourniture de produits ou petits matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d'éclairage de la cabine)

  • Menues réparations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques) et des fusibles.

À savoir

Le contrôle technique à réaliser tous les 5 ans n'est pas une charge récupérable.

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

Les dépenses liées à l'eau ou au chauffage, et récupérables auprès du locataire, sont les dépenses suivantes :

  • Eau froide et chaude de l'ensemble des occupants

  • Eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration

  • Eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs

  • Produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau

  • Fourniture d'énergie quelle que soit sa nature

  • Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l'entretien des épurateurs de fumée

  • Réparation des fuites sur joints.

Installations individuelles

Concernant les installations individuelles, les dépenses récupérables auprès du locataire sont les dépenses suivantes :

  • Chauffage et production d'eau chaude

  • Distribution d'eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau).

À savoir

L'électricité utilisée par le locataire dans le logement loué doit être payée par le locataire lui-même (chaque locataire doit souscrire un abonnement auprès d'une entreprise distributrice).

Parties communes intérieures

Les dépenses liées aux parties communes de l'immeuble, et récupérables auprès du locataire, sont les dépenses suivantes :

  • Électricité

  • Fourniture de produits d'entretien (balais et sacs nécessaires à l'élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection

  • Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures

  • Réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur

  • Frais de personnel d'entretien.

Espaces extérieurs

Concernant les espaces extérieurs, les dépenses récupérables auprès du locataire sont les dépenses suivantes :

  • Voies de circulation

  • Aires de stationnement

  • Abords des espaces verts

  • Équipements de jeux pour enfants.

Taxes et redevances

Les dépenses restant à la charge du locataire sont notamment les dépenses suivantes :

Attention

Dans le cas d'un logement social (exemple : HLM), cette liste peut être complétée par ce que prévoit un accord collectif.

Employé d'immeuble, gardien ou concierge

Sous certaines conditions, le salaire de l'employé d'immeuble, ou gardien, ou concierge, fait partie des charges récupérables auprès du locataire.

Comment a lieu le paiement des charges locatives (ou charges récupérables) ?

Le paiement des charges se fait par provisions (avances régulières de même montant), avec une régularisation annuelle.

Le montant des charges locatives récupérées par le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit être justifié.

Provisions et justificatifs

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) fixe le montant des provisions pour charges mensuelles, en se fondant sur le budget prévisionnel et les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

À savoir

Dans un immeuble doté de dispositifs d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur la consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.

Régularisation annuelle et justificatifs

Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :

  • Le total des provisions déjà demandées par le propriétaire (ou l'agence immobilière)

  • Et les dépenses effectives engagées par le propriétaire (ou l'agence immobilière) pendant l'année.

À savoir

Dans un immeuble, lorsque le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau que lui a communiqué la commune ou l' EPCI  compétent (le syndic, lorsque le logement est dans un immeuble en copropriété).

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit reverser le trop-perçu.

Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou l'agence immobilière) demande un complément.

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit communiquer les informations suivantes :

  • Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)

  • Le mode de répartition des charges entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur le mode de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude collective.

Sur demande du locataire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des documents justificatifs.

Régularisation tardive

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû. Par exemple, une dette de loyer ou de charges datant de mars 2025 peut être réclamée jusqu'en mars 2028.

À savoir

Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et veut se faire rembourser le trop-versé.

La régularisation tardive des charges est possible quelle qu'en soit la cause :

  • Oubli

  • Ignorance

  • Négligence.

Mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s'il considère que ce rappel est déloyal, brutal et consécutif d'une faute du propriétaire (ou de son représentant) dans l'exécution du bail. Par exemple, lorsque le locataire a demandé la régularisation des charges et que le propriétaire ne lui a pas répondu.

Lorsque la régularisation des charges n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Pour cela, il doit envoyer une lettre au propriétaire (ou à l'agence immobilière) par courrier recommandé avec accusé de réception. Il peut utiliser le modèle de lettre suivant :

Quel est le délai de prescription d'une dette locative ?

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû. Par exemple, une dette de loyer ou de charges datant de mars 2025 peut être réclamée jusqu'en mars 2028.

À savoir

Si le propriétaire (ou l'agence immobilière) n'a pas révisé le loyer à la date prévue par le bail, il peut uniquement le faire dans l'année qui suit.

Logement meublé

Quelle est la liste exhaustive des charges locatives (ou charges récupérables) ?

Ascenseurs et monte-charge

Les dépenses liées au fonctionnement de l'ascenseur, et récupérables auprès du locataire, sont les dépenses suivantes :

  • Électricité

  • Exploitation de l'appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents)

  • Fourniture de produits ou petits matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d'éclairage de la cabine)

  • Menues réparations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques) et des fusibles.

À savoir

Le contrôle technique à réaliser tous les 5 ans n'est pas une charge récupérable.

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

Les dépenses liées à l'eau ou au chauffage, et récupérables auprès du locataire, sont les dépenses suivantes :

  • Eau froide et chaude de l'ensemble des occupants

  • Eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration

  • Eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs

  • Produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau

  • Fourniture d'énergie quelle que soit sa nature

  • Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l'entretien des épurateurs de fumée

  • Réparation des fuites sur joints.

Installations individuelles

Concernant les installations individuelles, les dépenses récupérables auprès du locataire sont les dépenses suivantes :

  • Chauffage et production d'eau chaude

  • Distribution d'eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau).

À savoir

L'électricité utilisée par le locataire dans le logement loué doit être payée par le locataire lui-même (chaque locataire doit souscrire un abonnement auprès d'une entreprise distributrice).

Parties communes intérieures

Les dépenses liées aux parties communes de l'immeuble, et récupérables auprès du locataire, sont les dépenses suivantes :

  • Électricité

  • Fourniture de produits d'entretien (balais et sacs nécessaires à l'élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection

  • Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures

  • Réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur

  • Frais de personnel d'entretien.

Espaces extérieurs

Concernant les espaces extérieurs, les dépenses récupérables auprès du locataire sont les dépenses suivantes :

  • Voies de circulation

  • Aires de stationnement

  • Abords des espaces verts

  • Équipements de jeux pour enfants.

Taxes et redevances

Les dépenses restant à la charge du locataire sont notamment les dépenses suivantes :

Employé d'immeuble, gardien ou concierge

Sous certaines conditions, le salaire de l'employé d'immeuble, ou gardien, ou concierge, fait partie des charges récupérables auprès du locataire.

Comment a lieu le paiement des charges locatives (ou charges récupérables) ?

Le type de bail détermine en partie le mode de paiement des charges récupérables :

Bail mobilité

Dans le cas d'un bail mobilité, les charges locatives sont payées au propriétaire (ou à l'agence immobilière) sous la forme d'un forfait versé simultanément au loyer.

    Bail d'habitation meublé

    Il est indiqué dans le bail si le paiement est prévu par forfait ou par provision :

    Paiement par forfait

    Le montant du forfait doit être inscrit dans le bail. Il ne doit pas être disproportionné par rapport au montant de charges appliqué au précédent locataire.

    Le forfait ne doit pas s'accompagner d'un complément à verser ou d'une régularisation ultérieure.

    Le fofait doit être payé en même temps que le loyer. La périodicité du paiement est indiquée dans le bail.

    Le montant du forfait peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer.

      Paiement par provision (avec régularisation annuelle)

      Le montant des charges locatives récupérées par le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit être justifié.

      Provisions et justificatifs

      Le propriétaire (ou l'agence immobilière) fixe le montant des provisions pour charges mensuelles, en se fondant sur le budget prévisionnel et les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

      À savoir

      Dans un immeuble doté de dispositifs d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur la consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.

      Régularisation annuelle et justificatifs

      Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :

      • Le total des provisions déjà demandées par le propriétaire (ou l'agence immobilière)

      • Et les dépenses effectives engagées par le propriétaire (ou l'agence immobilière) pendant l'année.

      À savoir

      Dans un immeuble, lorsque le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau que lui a communiqué la commune ou l' EPCI  compétent (le syndic, lorsque le logement est dans un immeuble en copropriété).

      Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit reverser le trop-perçu.

      Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou l'agence immobilière) demande un complément.

      Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit communiquer les informations suivantes :

      • Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)

      • Le mode de répartition des charges entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur le mode de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude collective.

      Sur demande du locataire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

      Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des documents justificatifs.

      Régularisation tardive

      Le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû. Par exemple, une dette de loyer ou de charges datant de mars 2025 peut être réclamée jusqu'en mars 2028.

      À savoir

      Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et veut se faire rembourser le trop-versé.

      La régularisation tardive des charges est possible quelle qu'en soit la cause :

      • Oubli

      • Ignorance

      • Négligence.

      Mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s'il considère que ce rappel est déloyal, brutal et consécutif d'une faute du propriétaire (ou de son représentant) dans l'exécution du bail. Par exemple, lorsque le locataire a demandé la régularisation des charges et que le propriétaire ne lui a pas répondu.

      Lorsque la régularisation des charges n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

      Pour cela, il doit envoyer une lettre au propriétaire (ou à l'agence immobilière) par courrier recommandé avec accusé de réception. Il peut utiliser le modèle de lettre suivant :

        À savoir

        En cas de difficultés à payer ses charges, le locataire peut demander au propriétaire (ou à l'agence immobilière) des délais de paiement. Si le locataire et le propriétaire (ou l'agence immobilière) ont du mal à se parler, il est possible de faire appel (gratuitement) à un conciliateur de justice pour qu'il les aide à trouver ensemble la meilleure solution.

        Quel est le délai de prescription d'une dette locative ?

        Le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû. Par exemple, une dette de loyer ou de charges datant de mars 2025 peut être réclamée jusqu'en mars 2028.

        À savoir

        Si le propriétaire (ou l'agence immobilière) n'a pas révisé le loyer à la date prévue par le bail, il peut uniquement le faire dans l'année qui suit.

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