L'employeur peut prendre en charge totalement ou partiellement les frais du salarié qui utilise un moyen de transport personnel pour se rendre au travail.
Cette prise en charge n'est pas obligatoire.
Si l'employeur la met en place, elle doit profiter à l'ensemble des salariés et dans les mêmes conditions.
La prise en charge peut se faire dans le cadre du forfait mobilités durables pour le salarié utilisant un mode de transport alternatif (covoiturage, véhicule électrique ou hybride, trottinette, vélo, par exemple).
Quels salariés bénéficient du remboursement partiel des frais de transport personnel ?
Cas général
La prise en charge des frais de transports personnels est possible uniquement si elle est prévue par un accord collectif ou une décision de l'employeur.
Dans ce cas, les frais de transports personnels peuvent être remboursés selon les conditions suivantes :
Soit la résidence habituelle du salarié ou son lieu de travail sont situés en dehors de la région Île-de-France et d'une zone desservie par les transports urbains
Soit l'utilisation d'un véhicule personnel du salarié est indispensable en raison de ses horaires de travail.
Tous les salariés sont concernés, y compris ceux travaillant à temps partiel et les stagiaires.
Les salariés à temps partiel effectuant moins qu'un mi-temps bénéficient d'une prise en charge en proportion du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps.
Exemple
Dans une entreprise où la durée hebdomadaire du travail est de 35 heures, pour un salarié travaillant 15 heures par semaine, si la prise en charge de base des frais est de 300 € , elle sera calculée de la façon suivante : (300 x 50 %) x 15/17,5 = 128,57 € .
La prise en charge n'est pas prévue dans les cas suivants :
Le salarié bénéficie d'un véhicule mis à disposition permanente par l'employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d'alimentation électrique (voiture de fonction)
Le salarié est logé dans des conditions excluant des frais de transports pour se rendre au travail (logement de fonction)
L'employeur assure gratuitement au salarié le transport domicile-travail.
Modes de transport alternatif
L'employeur peut verser un forfait mobilités durables au salarié qui utilise un moyen de transport personnel durable pour ses trajets domicile-travail.
Le forfait mobilités durables est une allocation versée au salarié qui se rend sur son lieu de travail avec l'un des modes suivants :
Moyen de transport personnel en location ou en libre-service (vélopartage, trottinette, scooter)
Autopartage avec un véhicule à motorisation non thermique (véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène).
L'allocation est d'un montant annuel maximum de 600 € pour 2025.
Quelles sont les conditions du remboursement partiel des frais de transport personnel ?
Les conditions de la prise en charge et du remboursement sont déterminées :
Soit par un accord collectif entre l'employeur et les représentants d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise
Soit par une décision de l'employeur après consultation du comité social et économique (CSE)
Le salarié doit fournir les pièces demandées par l'employeur justifiant les conditions de la prise en charge.
À noter
en cas de changement des conditions de remboursement (délai, justificatifs, etc.), l'employeur doit en avertir le salarié au moins 1 mois à l'avance.
Le montant de la prise en charge des frais de transport personnel figure-t-il sur la fiche de paie ?
Le montant de la prise en charge des frais de transport doit être mentionné sur la fiche de paie.
Le remboursement des frais de transport personnel du salarié fait-il l'objet d'exonérations fiscale et sociale ?
Les remboursements de frais de transport sont exonérés de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu dans la limite de 300 € par an pour un véhicule thermique et de 600 € par an pour un véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène.
